Makalah Teknologi WAP Dalam Akses Komunikasi

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

            Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro.

HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.

            Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

1.2  RUMUSAN MASALAH

            Rumusan masalah yang dapat diambil dari makalah  ” Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ” adalah sebagai berikut :

1. Pengertian Sistem Informasi sumber Daya Manusia
2. Fungsi Sumber Daya Manusia
3. Model SISDM

1.3  TUJUAN MAKALAH

            Adapun tujuan dari penyusunan makalah dengan judul “ system Informasi Sumber Daya Manusia “ adalah sebagai berikut :

1.      Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

2.      Melatih Mahasiswa untuk lebih aktif dalam pencarian baha-bahan materi Sistem Innformasi Manajemen

3.      Menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem Informasi Sumber Daya Manusia

4.      Memahami secara utuh funsi dari Sistem Informasi sumber Daya Manusia

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN  SISDM

      Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS).

      Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

      Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

      2.2 PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

 Sebuah organisasi, baik sektor swasta yang berorientasi profit, sektor publik dengan orientasi benefit atau organisasi apapun, sangatlah berkepentingan terhadap tercapainya visi organisasi. Segala daya upaya akan diperdayakan, setiap elemen organisasi harus memberikan kontribusinya demi tercapainya visi organisasi yang dicita-citakan bersama. Yang dimaksud elemen adalah unit organisasi terbawah hingga unit organisasi pada level top, atau individu pada level terbawah hingga individu level teratas, semuanya bahu membahu, focus, terus memantau perjalanan organisasi, agar lurus, tidak melenceng menuju suatu titik yaitu visi organisasi. Sebuah organisasi yang asal jalan, tidak tahu pasti tujuannya adalah sebuah kesia-siaan. Hal tersebut analog dengan seorang manusia yang tidak tahu maksud dihadirkannya ke dunia serta tidak tahu akhir perjalanan yang ditujunya. Organisasi yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya harus dikelola secara profesional. Pengelolaan organisasi yang profesional akan membentuk budaya organisasi yang profesionai pula, sebaliknya organisasi yang seadanya dan sekedar amatiran, tanpa pemikiran yang mendalam, sistematis, serta strategis, akan menghasilkan budaya organisasi yang seadanya dan efektifitas pencapaian tujuan organisasi yang kurang baik.Hal ini dapat dilihat dari

(1) pencapaian tujuan yang dapat menyimpang dan tidak sesuai dengan visi, misi, dan tujuan, serta

(2) target waktu yang lamban, malahan bisa menimbulkan kebobrokan dan kebangkrutan.

Secara berkala, manajemen harus melakukan evaluasi atas performance organisasi, sehingga bila terjadi arah yang ditempuh organisasi, tidak sesuai dengan visi yang telah disepakati, manajemen dapat segera melakukan koreksi ataupun pengendalian. Dengan demikian baik top management, middle management maupun lower management secara bersama-sama perlu mewaspadai corporate destination, sehingga performansi organisasi dapat terkendali dan terjaga sesuai dengan yang diinginkan. Dalam rangka mencapai visi organisasi, seluruh perangkat organisasi yang dimotori oleh pimpinan membuat strategi dan taktikanalisa lapangan yang dilanjutkan dengan perancanaan tugas lapangan, working plan meliputi langkah-langkah kerja, jadwal yang di dalam organisasi sering disebut sebagai Plan, Do, Check, Action (PDCA) atau Planning, Organizing, Actuiting, Controling (POAC). serta Bagi sebuah organisasi tercapainya visi adalah tanggungjawab seluruh elemen organisasi, namun porsi terbesar adalah tanggungjawab para pemimpinnya. Tercapainya visi tersebut ditentukan oleh banyak faktor, namun utamanya adalah pada sumber daya manusianya. Pada suatu organisasi faktor produksi terdiri dari sumber daya manusia, sumber daya material, sumber daya mesin, sumber daya uang, sumber daya konseptual (informasi). Pengelolaan sumber daya-sumber daya tersebut dalam rangka tercapainya visi/tujuan organisasi. Namun demikian pengelolaan sumber daya manusia adalah berbeda dengan pengelolaan sumber daya lainnya. Manusia adalah sumber daya yang kompleks. Tidak berlebihan bilamana pengelolaan organisasi, pada hakekatnya adalah pengelolaan sumber daya manusia.

 Human resources (sumber daya manusia), adalah faktor produksi yang kompleks, apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya. Dalam rangka pengelolaan sumber daya manusia, salah satu teori yang dapat dijadikan acuan atau sekedar sebuah pertimbangan dalam pengelolaan faktor sumber daya manusia adalah teori “Kepuasan kerja”. Pengertian kepuasan kerja Seseorang yang tingkat kepuasan kerjanya tinggi akan memiliki sikap positif terhadap pekerjaannya. Kepuasan kerja akan membuat seseorang menjaga komitmen organisasi, pro aktif terhadap kepentingan organisasi, membela dan menjaga nama baik organisasi. Sebaliknya, jika seseorang tidak puas terhadap pekerjaannya akan memiliki sikap negatif terhadap pekerjaannya, tidak perduli dengan komitmen organisasi, apatis, dan melakukan kesibukan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan yang harus dilakukan. Kepuasan kerja (Job Satisfaction) dimaksudkan adalah keadaan emosional karyawan di mana terjadi atau tidak terjadi titik temu antara nilai balas jasa kerja yang diterima karyawan dari perusahaan atau organisasi dengan tingkat nilai balas jasa yang memang diinginkan oleh karyawan yang bersangkutan. Kepuasan kerja berkaitan erat dengan keadaan emosional yang menyenangkan dan tidak menyenangkan dari cara pandang karyawan terhadap pekerjaannya dan mencerminkan perasaan seseorang terhadap pekerjaannya. Ini tampak pada sikap positif atau negatif karyawan terhadap pekerjaan dan segala sesuatu yang dihadapi di lingkungan kerjanya. Para pimpinan hendaknya harus senantiasa memonitor kepuasan kerja pegawai/karyawan, karena hal ini dapat mempengaruhi tingkat absensi, perputaran/turn over tenaga kerja, semangat kerja, keluhan-keluhan, dan masalah-masalah personalia vital lainnya. Pada akhirnya hal tersebut akan mengganggu tercapainya visi organisasi. Apabila organisasi memperhatikan dan dapat memberikan kepuasan karyawan, maka dalam diri karyawan yang bersangkutan akan mempunyai perasaan senang dan gembira lahir batin dalam menghadapi pekerjaan dan lingkungan kerjanya. Semakin banyak aspek dalam pekerjaan yang sesuai dengan keinginan karyawan, maka akan semakin tinggi tingkat kepuasan kerja karyawan tersebut. Semua ini akan mendorong/meningkatkan integritas, komitmen organisasi, prestasi kerja maksimal, dan penciptaan kontribusi terhadap pencapaian visi menjadi nyata Teori kepuasan kerja Untuk membahas kepuasan kerja beberapa teori telah diajukan untuk menyatakan mengapa seseorang menyenangi pekerjaannya sehingga karyawan dapat berprestasi dengan baik, yang akan bermanfaat untuk kedua belah pihak, baik karyawan itu sendiri maupun organisasi. Teori kepuasan kerja yang dipelopori oleh Porter (1961) adalah Discrepancy Theory. Kepuasan atau ketidakpuasan yang dirasakan oleh individu merupakan hasil dari suatu perbandingan yang dilakukan oleh pegawai/karyawan terhadap berbagai hal yang mudah diperoleh dari pekerjaannya dan yang menjadi harapannya.

 Kepuasan akan dirasakan oleh individu tersebut bila perbedaan atau kesenjangan antara standar individu pribadi dengan apa yang diperoleh dari pekerjaan kecil. Sebaliknya, ketidakpuasan akan dirasakan oleh individu apabila perbedaan atau kesenjangan antara standar pribadi individu dengan apa yang diperoleh dari pekerjaan besar. Theory Discrepancy menekankan bahwa kepuasan orang dalam bekerja ditengarai oleh dekatnya jarak antara harapan dan kenyataan, yaitu kenyataan yang didapat sesuai dengan harapannya. beberapa faktor kebutuhan dan keinginan pegawai, yakni: gaji yang baik, pekerjaan yang aman, rekan sekerja yang kompak, penghargaan terhadap pekerjaan, kesempatan untuk maju, pimpinan yang adil dan bijaksana, pengarahan dan perintah yang wajar, dan organisasi atau tempat kerja yang dihargai oleh masyarakat.

               Kerja yang secara mental menantang. Pegawai akan lebih menyukai pekerjaan- pekerjaan yang memberi mereka kesempatan  untuk menggunakan ketrampilan   dan   kemampuan   mereka. Pegawai juga mengharap umpan balik atas pekerjaan yang  telah   dilakukan. Pekerjaan yang  kurang menantang   akan menciptakan kebosanan, namun pekerjaan yang  terlalu menantang juga akan menimbulkan   frustasi   bilamana  gagal.   Pendeknya adalah the right man on the right place.    

Pekerjaan dengan kondisi tantangan yang sedang (sesuai dengan tingkat kemampuan), akan cenderung membuat pegawai mencapai kondisi senang dan puas. Pekerjaan yang secara mental menantang dimaksudkan adalah sesuai dengan kemampuan dan pendidikan pegawai. Organisasi tentu akan rugi manakala ketrampilan/kemampuan pegawai tidak dimanfaatkan secara optimal; Ganjaran yang pantas.Pegawai menginginkan system upah dan kebijakan promosi yang mereka anggap adil. Upah dianggap adil bilamana, didasarkan pada tingkat ketrampilan, standar pengupahan komunitas.Upah tidak didasarkan pada jumlah, tetapi yang lebih penting adalah persepsi keadilan. Sebagaimana upah, pegawai juga menginginkan kebijakan dan praktik promosi yang adil. Promosi memberikan kesempatan kepada pegawai untuk memperoleh tanggung jawab yang lebih banyak, dan status social yang ditingkatkan. Kebijakan promosi yang dianggap adil (fair and just), akan membuat para pegawai mencapai tingkat kepuasan kerja. Untuk pegawai sektor publik standar upah adalah giffen (sudah ada ketentuan yang mengatur) sehingga untuk kepentingan analisis manajemen sumber daya manusia variabel upah tersebut dapat diabaikan.

Kondisi kerja yang mendukung. Pegawai akan menyukai kondisi kerja yang nyaman, sarana yang   memudahkan penyelesaian pekerjaan.

Rekan kerja yang mendukung. Bagi pegawai tempat kerja juga merupakan sarana interaksi social. Rekan kerja dan perilaku pimpinan adalah determinan kepuasan kerja. Rekan kerja yang ramah, pimpinan yang mau mendengar pendapat bawahan dan memberi umpan balik atas penyelesaian pekerjaan secara wajar, akan mempengaruhi tingkat kepuasan pegawai/karyawan. Menurut Stephen P. Robbins, tingkat kepuasan kerja berbanding lurus dengan tingkat kemangkiran. Adalah sangat masuk akal bilamana seorang pegawai yang tidak terpuaskan akan cenderung melakukan mangkir. Pekerja dengan tingkat kepuasan kerja tinggi akan mempunyai tingkat kehadiran yang jauh lebih baik dibanding pegawai dengan tingkat kepuasan kerja yang rendah. Di sisi lain tingkat kepuasan kerja juga sangat mempengaruhi tingkat produktivitas pegawai. Organisasi-organisasi dengan tingkat kepuasan kerja yang tinggi akan mempunyai tingkat produktivitas kerja yang lebih baik dibanding dengan organisasi dengan tingkat kepuasan kerja yang lebih rendah. Efek Ketidakpuasan Kerja Kepuasan dan kemangkiran memiliki hubungan yang secara konsisten negative. Kemangkiran yang tinggi disebabkan oleh kepuasan kerja yang rendah. Sementara manakala, para pegawai, karyawan memiliki/merasakan kepuasan kerja yang tinggi, maka tingkat kemangkiran akan rendah Kepuasan kerja dan tingkat pergantian karyawan (turn over) juga mempunyai hubungan yang negative. Tingkat kepuasan yang tinggi akan meminimasi tingkat keluarnya (turnover) karyawan, dan korelasi ini lebih kuat dibandingkan korelasi antara kepuasan dan kemangkiran.

2.3 FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

1.      Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

2.4 MODEL SISDM/HRIS

            Model SISDM/HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.

INPUT SISDM/HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
2. Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

·         Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

·         Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

·         Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

·         Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

·         Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

·         Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

OUTPUT SISDM/HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

HRD ( Human Resources Departement )

      Human Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:

1. Seleksi dan Rekrutmen. Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development). Yaitu fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.
3. Compensation and Benefit. Berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
4. Manajemen Kinerja (Performance Management). Merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.
5. Perencanaan Karir (Career Planning). Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations). Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation Management.Yaitu fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS. Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

2.5 FUNGSI DEPARTEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Berfungsi secara global adalah masalah administrasi dan umum untuk semua organisasi. Organisasi mungkin telah diformalkan seleksi, evaluasi, dan proses penggajian. Manajemen efektif dan efisien dari "Human Capital" telah berkembang ke semakin imperatif dan proses kompleks. Fungsi HR terdiri dari pelacakan ada data karyawan yang secara tradisional termasuk sejarah pribadi, keterampilan, kemampuan, prestasi dan gaji. Untuk mengurangi beban kerja manual kegiatan administratif tersebut, organisasi mulai elektronik mengotomatisasi banyak proses-proses ini dengan memperkenalkan khusus Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia. HR eksekutif mengandalkan internal atau eksternal profesional TI untuk mengembangkan dan mempertahankan HRMS terpadu. Sebelum "client-server" arsitektur berkembang pada akhir 1980-an, banyak proses otomatisasi HR diasingkan ke komputer mainframe yang mampu menangani data dalam jumlah besar transaksi. Sebagai akibat dari penanaman modal yang tinggi diperlukan untuk membeli atau program perangkat lunak berpemilik, yang dikembangkan secara internal ini HRMS terbatas pada organisasi yang memiliki sejumlah besar modal. Munculnya client-server, Application Service Provider, dan Software sebagai Layanan atau SaaS Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia semakin memungkinkan kontrol administratif yang lebih tinggi dari sistem seperti ini. Saat ini Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia mencakup:

1. Penggajian, Mengotomatiskan proses membayar dengan mengumpulkan data tentang waktu dan kehadiran karyawan, menghitung berbagai potongan dan pajak, dan menghasilkan cek pembayaran berkala dan laporan pajak karyawan. Data umumnya disuplai dari sumber daya manusia dan waktu tetap modul untuk menghitung deposit otomatis dan manual cek kemampuan menulis. Modul ini dapat mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan karyawan serta mengintegrasikan dengan sistem manajemen keuangan yang ada.
2. Waktu kerja, Secara umum untuk mengumpulkan waktu dan upaya yang berkaitan dengan pekerjaan. Modul yang paling canggih menyediakan fleksibilitas luas dalam metode pengumpulan data, distribusi tenaga kerja dan analisis data kemampuan fitur. Analisis biaya dan efisiensi metrik adalah fungsi utama.
3. Manfaat Administrasi, menyediakan sistem bagi organisasi untuk mengelola dan melacak partisipasi karyawan dalam program manfaat. Ini biasanya meliputi asuransi, kompensasi, pembagian laba dan pensiun.
4. Sistem Informasi Manajemen SDM, adalah komponen yang meliputi banyak aspek-aspek SDM lain dari aplikasi untuk pensiun. Catatan sistem dasar data demografis dan alamat, seleksi, pelatihan dan pengembangan, kemampuan dan keterampilan manajemen, perencanaan kompensasi catatan dan kegiatan lainnya. Sistem terdepan memberikan kemampuan untuk "membaca" aplikasi dan masukkan data yang relevan yang berlaku bidang database, memberitahukan posisi majikan dan menyediakan manajemen dan posisi kontrol. Fungsi manajemen sumber daya manusia melibatkan perekrutan, penempatan, evaluasi, kompensasi dan pengembangan karyawan dari sebuah organisasi. Awalnya, bisnis digunakan sistem informasi berbasis komputer untuk: membayar cek dan menghasilkan laporan-laporan penggajian; memelihara catatan pribadi; mengejar Talent Management.
5. Perekrutan, Online merekrut telah menjadi salah satu metode utama yang digunakan oleh departemen SDM untuk mendapatkan kandidat potensial untuk posisi yang tersedia dalam sebuah organisasi. Talent Management sistem biasanya meliputi: menganalisis penggunaan personil dalam sebuah organisasi; mengidentifikasi potensi pelamar; merekrut melalui perusahaan-menghadap listing; merekrut merekrut melalui online situs atau publikasi pasar yang baik untuk merekrut dan pemohon. Biaya yang dikeluarkan yang signifikan dalam mempertahankan upaya rekrutmen yang terorganisasi, cross-posting di dalam dan di industri umum atau pekerjaan tertentu papan dan memelihara eksposur kompetitif tersedianya telah melahirkan perkembangan yang berdedikasi Pemohon Tracking System, atau 'ATS', modul.
6. Pelatihan / Learning Management System, menyediakan sistem bagi organisasi untuk mengelola dan melacak pelatihan karyawan dan pengembangan usaha. Sistem, biasanya disebut Learning Management System jika produk yang berdiri sendiri, memungkinkan HR untuk melacak pendidikan, kualifikasi dan keterampilan karyawan, serta garis besar kursus pelatihan apa, buku, CD, pembelajaran berbasis web atau materi yang tersedia untuk mengembangkan keterampilan. Kursus kemudian dapat ditawarkan dalam sesi khusus tanggal, dengan delegasi dan sumber-sumber pelatihan yang dipetakan dan dikelola dalam sistem yang sama. Canggih LMS memungkinkan para manajer untuk menyetujui pelatihan, anggaran dan kalender bersama manajemen dan penilaian kinerja metrik
7. Kinerja Record
8. Employee Self-Service, memungkinkan karyawan untuk permintaan data terkait SDM dan menjalankan beberapa HR transaksi di atas sistem. Karyawan mungkin permintaan catatan kehadiran mereka dari sistem tanpa menanyakan informasi dari personalia HR. Modul juga memungkinkan PL supervisor menyetujui permintaan dari bawahan mereka melalui sistem tanpa overloading tugas di departemen HR.

Banyak organisasi telah melampaui fungsi tradisional dan mengembangkan sumber daya manusia sistem informasi manajemen, yang mendukung perekrutan, seleksi, perekrutan, penempatan kerja, penilaian kinerja, analisis manfaat karyawan, kesehatan, keselamatan dan keamanan, sementara yang lain mengintegrasikan outsourcing Pemohon Tracking System yang meliputi subset dari atas. Tujuh aktivitas dasar dalam proses manajemen SDM antara lain :

• Perencanaan Sumber Daya Manusia, Didesain untuk memastikan bahwa personel yang diperlukan akan selalu terpenuhi secara memadai. Hal ini dapat dicapai dengan melakukan analisis faktor-faktor internal (lowongan, perluasan departemen serta pengurangan), faktor-faktor di lingkungan (pasar tenaga kerja). Penggunaan komputer untuk membina dan mempertahankan informasi mengenai semua karyawan membuat organisasi dapat lebih efisien dalam perencanaan sumber daya manusia.
• Rekrutmen, Berkaitan dengan mengembangkan cadangan calon karyawan sejalan dengan rencana sumber daya manusia.
• Seleksi, digunakan untuk mengevaluasi dan menyaring calon karyawan bagi manajer, yang akhirnya akan memilih dan menerima calon karyawan.
• Sosialisasi (orientasi), Didesain untuk membantu orang yang terpilih menyesuaikan diri dengan bagus kedalam organisasi.
• Pelatihan dan Pengembangan, Keduanya bertujuan untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalammemberikan kontribusi pada efektivitas organisasi.
• Penilaian Prestasi Kerja, Membandingkan prestasi kerja seseorang dengan standar atau tujuan yang dikembangkan untuk posisi orang tersebut.
• Promosi, Transfer, Demosi dan PHK, Mencerminkan nilai seorang karyawan bagi organisasi. Hal ini berpengaruh bagi perencanaan sumber daya manusia

2.6 Karakteristik SISDM

 Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

1. Timely (tepat waktu)

2. Accurate (akurat)

3. Concise (ringkas)

4. Relevant (relevan)

5. Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).